Bilo da se radi o svakodnevnoj ili poslovnoj komunikaciji, puno pažnje se posvećuje načinu na koji postavite neko pitanje. Dobro formulisana pitanja, omogućiće vam, da na što kvalitetniji način dođete do potrebnih informacija. Jako je bitno da procenite raspoloženje i stav sagovornika, kako biste otkrili šta bi mogli i na koji način da ga pitate. Često u komunikaciji dođe do zastoja nakon postavljanja nekog pitanja. To može dovesti do problema u nastavku komunikacije, i samim tim će uticati na prikupljanje planiranih informacija. Zato je važno stalno usavršavati veštinu postavljanja pitanja, kako bi unapredili komunikaciju i lakše ostvarili cilj koji ste imali na početku razgovora sa sagovornikom.
Kako bismo izbegli neprijatne situacije, važno je dobro formulisati pitanje i komunikaciju započeti na pravi način. Za početak, nemojte se plašiti da postavljate pitanja. Ukoliko postavljate pitanja, veća je verovatnoća da će razgovor teći u smeru koji ste na početku zamislili, i da ćete na taj način doći do kvalitetnih informacija. Nemojte dozvoliti da samo sagovornik postavlja pitanja, a vi odgovarate, jer je to pogrešan pristup. Na taj način nećete ostvariti svoje interese a i sama takva komunikacija nije prirodna.
Dva osnovna tipa pitanja
Pitanja možemo svrstati u dve kategorije: otvorena pitanja i zatvorena pitanja. Glavna razlika između ove dve kategorije je u tome koliko podstiču verbalnu komunikaciju. Otvorena pitanja nude mogućnost za opširnije odgovore, tako što podstiču verbalnu komunikaciju. Dok zatvorena pitanja funkcionišu potpuno suprotno, nude kratke odgovore i ne podstiču neku dublju komunikaciju. Na takvo pitanje možete odgovoriti kratkom frazom ili jednom rečju. Najčešće se na ovaj tip pitanja odgovara sa da ili ne, kratko i jasno.
Otvorena pitanja se koriste u komunikaciji kada se želi dobiti neki detaljan i opširan odgovor. Najčešće počinju sa: Što…? Kako…? Koje su…? i široko su formulisana. Zatvorena obično počinju sa: Hoćeš li…? Koliko…? Ima li…? Jesi li…? i rezultiraju kratkim odgovorom. Ponekad je, u komunikaciji poželjno da se na neko pitanje kratko, ali i brzo odgovori. I za to služi zatvoreni tip pitanja. Odgovori na ova pitanja sadrže činjenice. Iz tog razloga, na početku komunikacije je jako važno prilagoditi pitanja trenutnoj situaciji.
Saveti za uspešno postavljanje pitanja na poslovnom sastanku
Kako biste pripremili teren i malo opustili sagovornike, počnite sa laganim zatvorenim pitanjima. Odgovor treba da se svodi na jedan podatak, kojim ćete staviti do znanja da vas interesuju neke činjenice o sagovornicima. Ako vam je lakše, pre svakog sastanka, u neki rokovnik, zapišite pitanja koja biste postavili. Tako ćete biti pripremljeni za situacije koje mogu dovesti do zastoja u razgovoru. Pitanja treba da budu jasna i jednostavno formulisana, dok odgovori mogu biti opširni.
Stavite do znanja sagovorniku da vam je stalo do njega i pažljivo ga slušajte. Na taj način ćete steći njegovo poverenje i dobićete iskrene odgovore. Najbitnije je da dobijete pravi odgovor. Ostavite sagovornicima dovoljno vremena da daju odgovor na vaše pitanje. Potrebno je da imaju prostora da dobro razmisle, pre nego što nastave konverzaciju. Nikada ne ostavljajte nerazjašnjenu situaciju, trudite se da objasnite sagovorniku ukoliko vas on nešto pita. Stimulišite ih da vam daju precizne ali i kreativne odgovore.
