Radim u agenciji za selidbe i imam priliku da pratim kako se preduzeća različitih veličina preseljavaju. Ono što sam primetio je da se selidba malog biroa i velike korporacije dosta razlikuje. Ne radi se samo o količini opreme i veličini predmeta, već o kompletnoj logistici, organizaciji posla i psihologiji ljudi.
U nastavku teksta, podeliću svoja iskustva u vezi sa selidbama malih i velikih firmi.
KAKO IZGLEDA SELIDBA MALE FIRME
Uz neke specifične karakteristike, ove selidbe me podsećaju na selidbu malo većeg stana.
Na primer, za zakazivanje termina, uslova i osnovnih koraka selidbe, dovoljan je i kratak telefonski razgovor sa vlasnikom ili menadžerom.
Manji broj zaposlenih i manje opreme omogućavaju da se selidba završi za jedan dan, ponekad čak i za jedno popodne. Ako je selidba zakazana za vikend, firma može da nastavi sa radom već u ponedeljak.
Nije retko da i sami zaposleni aktivno učestvuju u selidbi. Svako sređuje svoj radni prostor, unapred se zna ko je zadužen za dokumentaciju, ko za računare i tehniku, a ko za zajednički nameštaj i arhivu. To nam dosta olakšava pakovanje i kasnije raspakivanje, a kod njih podstiče osećaj zajedništa i razvijanje timskog duha (jedna vrsta tim bildinga).
Jedna od čestih grešaka prlikom selidbi malih kompanija jeste to što oni skoro uvek potcene količinu stvari koje poseduju. Tek kada se otvore fioke, ormari i magacini gde se retko zalazi, postaje jasno koliki je njihov inventar. A nama ostaje da organizujemo još jednu ili dve ture.
A KOJE SU KARAKTERISTIKE SELIDBE VELIKE KOMPANIJE?
Kod velikih sistema situacija se suštinski razlikuje. Ove selidbe zahtevaju složenu i obimnu logistiku, precizno planiranje i fazno izvođenje radova.
Najčešće se ne seli cela firma odjednom, već se proces odvija postepeno – kancelarija po kancelarija, sektor po sektor, pogon po pogon.
Kontinuitet poslovanja je apsolutni prioritet i posao ne sme da stane ni u jednom trenutku. Dok se jedan deo firme pakuje i seli, drugi mora nesmetano da funkcioniše.
Selidbe velikih firmi tretiramo kao prave projekte. Planiramo ih nedeljama, pa i mesecima unapred, radimo detaljne skice prostora, precizne vremenske faze i jasno definišemo pojedinačne odgovornosti. Znamo da i najmanji propust, poput izgubljene fascikle, može da izazove skupe i ozbiljne posledice.
SAVETI IZ PRVE RUKE
Posle mnogo godina u ovom poslu, shvatio sam da se neki problemi skoro uvek ponavljaju. Dobra vest je da se većina njih može izbeći još pre nego što prvi kamion stigne.
Zato, još pre nego što pređemo na potpisivanje ugovora, klijentima uvek naglašavam sledeće:
- Planiranje je veoma važno i ne sme da se preskoči
Najčešća greška je stav: „Ma, to ćemo mi brzo, nema tu puno stvari.“ Selidba firme nikada nije običan transport nameštaja i stvari, već proces koji zahteva ozbiljnu pripremu. Čak i mala kancelarija zahteva bar 3 do 5 dana planiranja, dok velike kompanije moraju da imaju spreman plan bar mesec dana ranije. Moje nepisano pravilo glasi da svaki sat koji se uloži u planiranje uštedi najmanje tri sata posla.
- Zaposleni nisu stručnjaci za selidbe (i ne treba da budu)
Radnici treba da rade ono za šta su plaćeni. Kada naterate programera ili prodavca da pakuje registratore i nosi kutije, to ne znači da će oni nešto uštedeti ili ubrzati. Naprotiv, najčešće se gubi vreme i povećava rizik od grešaka i povreda. Dovoljno je da spakuju svoj laptop i lične stvari. Sve ostalo treba da se prepusti ljudima kojima je selidba rutina.
- Oslobite se viška stvari
Selidba je savršena prilika za bacanje nepotrebnih stvari. Iznenađujuće je koliko firmi plaća selidbu arhive koja je odavno za otpis, ili polomljenog i neupotrebljivog inventara. Skoro uvek savetujem rukovodioce da im to što nisu koristili u poslednjih godinu dana verovatno više nije ni potrebno.
- IT oprema ima apsolutni prioritet
Serveri, računari i mrežna infrastruktura se sele poslednji, a montiraju prvi. Ponekad i tokom noći ili van radnog vremena. Razlog je jednostavan – ako u ponedeljak ujutru ne radi internet, mreža ili serveri, firma gubi novac. A potrebno je voditi računa i o sigurnosti podataka. Zato se za selidbu IT opreme uvek pravi poseban, detaljan plan, uz jasno definisan redosled, zaštitu i testiranje sistema.
- Precizno obeležavanje
Svaka kutija, sto ili kabl treba da imaju jasnu oznaku sa tačnom pozicijom. Bez toga, selidba može lako da preraste u haos. Kada se u novi prostor istovari 200 identičnih kutija, niko ne zna gde su ugovori, a gde kertridži za štampač. Zato savetujem korišćenje nalepnica u različitim bojama za različite sektore (crvena za prodaju, plava za računovodstvo, itd). Ovakvo označavanje može da skrati vreme raspakivanja i za 50%.
- Angažovanje agencije za selidbe
Agencije koje se bave selidbama nisu samo ljudi i kamioni. Njihov zadatak uključuje procenu obima posla, pravljenje preciznog plana, određivanje redosleda aktivnosti i organizaciju logistike. Iskusne ekipe će uočiti problem pre nego što se on pojavi. Meni je dovoljno da samo pogledam ormar i da znam da li on može da stane u lift ili mora da se unosi kroz prozor.
ZAVRŠNE REČI
Selidba je, bilo da je u pitanju mala ili velika firma, svakako izazov. Ali, ne mora da bude problematična i stresna.
Čak i selidba najvećih kompanija može da se izvede tiho, efikasno i bez prekida rada. I obratno, preseljenje male firme može da preraste u pravi haos, ako nije dobro pripremljeno. A razlika između haotičnog preseljenja i procesa koji protiče neprimetno krije se u dobroj pripremi, preciznom planiranju i ljudima koji obavljaju posao.
Šta vi mislite o ovoj temi? Ukoliko imate neka iskustva ili savete navedite ih u komentarima ispod teksta. Hvala!
