Zna se da je selidba firme složen i stresan posao koji zahteva pažljivo planiranje, besprekornu koordinaciju i efikasnu organizaciju. Ali ono što se manje zna je da je potrebno voditi računa o zaštiti podataka i opreme. A svaka, pa i najmanja firma ima svoje poverljive podatke koje treba zaštititi. Ovaj aspekt selidbe je od veoma velike važnosti jer svaka greška ili sigurnosna “pukotina” može da dovede do gubitka važnih informacija, oštećenja opreme i propusta koji mogu da ugroze normalno poslovanje.
U nastavku teksta, donosimo vam nekoliko saveta o tome kako firme mogu da zaštite svoju opremu i podatke prilikom selidbe, pa zato – nastavite da čitate.
Koje podatke treba zaštititi?
Firme poseduju različite vrste bezbednosno osetljivih podataka koji su veoma važni za njihovo poslovanje, ali su takođe i zaštićeni zakonima o privatnosti i zaštiti podataka. To su:
- lični podaci klijenata (ime i prezime, adresa, broj telefona, email adresa, broj lične karte, informacije o bankovnim računima i platnim karticama)
- finansijski podaci firme (godišnji izveštaji, bilansi stanja, informacije o prihodima, troškovima, investicijama, kreditima, transakcijama, itd)
- komercijalne tajne i intelektualna svojina (liste klijenata, poslovni planovi, strategije rasta, zaštićeni patenti, dizajni i brendovi, softveri, razni ugovori i slično)
- podaci o zaposlenima (informacije o radnim mestima, platama, bonusima, kvalifikacijama, evaluacijama radnog učinka, podaci o zdravstvenom stanju radnika, itd).
Šta firme treba da preduzmu kako bi zaštitile svoje podatke i opremu?
Na raspolaganju imaju nekoliko mera, od kojih su najvažnije sledeće:
- Pažljivo i detaljno planiranje
Nekoliko dana pre selidbe potrebno je temeljito da se isplanira i organizuje premeštanje osetljive informatičke infrastrukture – kompjutera, servera, rutera, mrežnih i ostalih uređaja. Oprema se prvo precizno popisuje, a zatim se pažljivo pakuje, transportuje i postavlja na novo mesto.
Da bi se sprečila oštećenja opreme, koristi se specijalna ambalaža kao što su antistatičke folije i čvrste plastične ili kartonske kutije. Za selidbu IT opreme preporučuje se angažovanje profesionalnih agencija koje već imaju iskustva s ovom vrstom tereta (posebno ako treba da se sele serveri koji su veoma delikatni i nežni).
- Zaštita podataka
Jedan od najvažnijih aspekata tokom selidbe preduzeća je sigurnost podataka. Zaštita podataka je posebno značajna ako firma posluje sa osetljivim podacima (osiguravajuća društva, banke, državne institucije, dizajneri softverskih paketa i slično). Ukoliko ove informacije “procure” ili se izgube, firma može da se suoči sa veoma skupim sudskim tužbama i isplatama ošteta.
Preporuka je da se pre seldibe obavezno naprave kopije svih važnih podataka i da se one šifruju. Ove kopije treba arhivirati i čuvati na eksternim uređajima ili u cloud-u. Računari, serveri i drugi uređaji koji sadrže osetljive informacije, treba da se sele u zaštićenim i zaključanim kutijama. Još jedna preporuka je da se nepotrebne informacije obrišu. I u ovim slučajevima se preporučuje angažovanje IT stručnjaka koji će minimizirati rizik od neovlašćenog pristupa i gubitka podataka.
- Uvođenje sigurnosnih protokola
Da bi se osigurao integritet podataka i opreme tokom selidbe, svi menadžeri i radnici moraju da znaju svoje sigurnosne protokole. Prethodno treba organizovati obuku i podeliti uputstva kako da se pravilno upravlja podacima i opremom. Svi u preduzeću moraju da znaju tačne procedure za zaštitu podataka, koje su njihove odgovornosti i šta treba da rade prilikom pakovanja, raspakivanja i transporta imovine.
- Provere opreme i inventara
Pre pakovanja pravi se detaljan inventar celokupne imovine koje jedno preduzeće poseduje. U taj spisak treba ubeležiti svaki uređaj, njegov serijski broj, stanje pre pakovanja, kakve su smernice za njegov transport (lomljivo, osetljvo na tumbanje…) i sl.
Na ovaj način izbegava se haos, mešanje i gubljenje različitih uređaja, i u svakom trenutku se zna gde se koja jedinica nalazi. Tokom selidbe treba napraviti nekoliko provera, a obavezno i na kraju selidbe, kako bi se potvrdilo da je na novu adresu stigla kompletna oprema, u ispravnom stanju.
- Ponovno instaliranje opreme na novoj lokaciji
Zaštita podataka i opreme ne prestaje kada se stigne na novu lokaciju. Sve uređaje treba postaviti u zaštićeni prostor, u koji ne može svako da uđe. Administratori i ovlašćeni radnici proveravaju da li svi uređaji pravilno funkcionišu, da li su svi podaci u sigurnim arhivama i fajlovima, i osiguravaju bezbedan pristup internetu i eternetu (lokalna mreža). Tokom ovog procesa proveravaju se i zaštitne lozinke (pasvordi), autorizacije identiteta i ostali sigurnosni protokoli koji imaju ulogu da zaštite firmu od napada i neovlašćenih pristupa.
- Osiguranje opreme i podataka
Da bi se izbegli finansijski gubici usled neplaniranih problema tokom selidbe, firme mogu da uplate osiguravajuće polise, koje pokrivaju potencijalne štete i rizike od oštećenja opreme, gubitaka podataka, i nekih drugih nesreća.
Završne reči
Selidba firme se razlikuje od selidbe stana. Daleko je kompleksnija, stresnija i zahteva detaljnu pripremu. Još je izazovnija kada treba brinuti o bezbednosti i zaštiti podataka. Rizici da dođe do njihovog gubljenja ili krađe su veći, ukoliko se selidba odvija haotično i neplanski.
Ali, ukoliko pratite naše savete, ako postavite sigurnosne protokole i adekvatnu zaštitu, a posebno ako angažujete stručnjake i profesionalne agencije za selidbu, vaša firma će sigurno preći u novi prostor bez ugrožavanja poslovanja, sa zaštićenim podacima i bezbednom opremom.
Ako već imate iskustva sa selidbom firme, navedite ga u komentarima ispod teksta. Unapred hvala!
Autor: Savić Nenad
