Posao ofis menadžera možda nekome može delovati jednostavno, ali istina je da on donosi mnogo odgovornosti. Što je kolektiv veći, to više zadataka i logistike ga čeka. Jedan od zadataka je nabavka potrošnih materijala i vođenje evidencije o istima.
Bitno je da u svakom trenutku u kancelariji bude dovoljno papira, koverti, olovaka, ubrusa i svih ostalih potrošnih materijala koji se u industriji koriste, ali ne preporučuje se ni preterivanje, naročito ako imate ograničen prostor za njihovo skladištenje. Cilj je da poslovni prostor bude uredan i praktičan za korišćenje. Kako bi kvalitet materijala uvek bio konzistentan i na istom nivou, važno je naći pouzdane dobavljače.
U nastavku vam dajemo nekoliko korisnih saveta kako da ih nađete i osigurate jednostavnu nabavku.
Kupovina na veliko umesto učestalih individualnih kupovina
Kao što znate, svakoj kompaniji je bitno da, kao što ima pouzdane partnere, isto tako ima i pouzdane dobavljače. Većina firmi zato praktikuje kupovinu potrošnih materijala na veliko, direktno od proizvođača.
Osim uštede, ovim se obezbeđuje i snabdevenost, bez variranja u kvalitetu i ponudi proizvoda.
Primera radi, umesto da za kancelariju papirnu galanteriju kupujete svake nedelje, jurite račune i bavite se pravdanjem većeg broja troškova, kupite toalet papir na veliko i smanjite sebi broj obaveza.
Naručivanje na mesečnom ili kvartalnom nivou čini sve mnogo lakšim i efikasnijim. Proizvođači nude raznovrsniji izbor papira, opcije pogodne za toalete kancelarija sa većim brojem ljudi, kao što su složivi papiri kompatibilni sa različitim markama dispanzera i držača. Pri poručivanju obavezno obratite pažnju na dispanzere koje imate u kancelariji, kako biste poručili odgovarajuću vrstu papira.
Još jedna velika prednost kupovine na veliko je što kompanije koje se bave proizvodnjom i veleprodajom uglavnom vrše i besplatnu dostavu ili dostavu po izrazito povoljnim cenama. Mogu vam dostaviti zalihe u kancelariju u dogovoreno vreme i time uštedeti ne samo vaše vreme već vas poštedeti i troškova sopstvenog transporta.
Obratite pažnju na odnos cene i kvaliteta
Jedna, često zanemarena, veština osobe zadužene za upravljanje kancelarijom je pametna procena troškova potrošnih materijala. Ovaj zaposleni mora biti svestan tržišnih cena i znati za šta je poželjno uložiti više novca, a na čemu se može uštedeti.
Jeftino ne znači uvek uštedu.
Štampači i toneri su dobar primer za to. Pri opremanju prosečne IT kompanije štampači su često zanemarena investicija jer nisu često upotrebljavani, pa se ni ne vidi potencijal ulaganja u kvalitetniji model. Tada i povoljan toner može izgledati kao isplativa kupovina, ali ako traje upola kraće i zahteva češću zamenu, njegov realni trošak biće znatno veći.
Kada je u pitanju papir za štampanje, firmama koje su svoje poslovanje u većoj meri digitalizovale i koje ga retko kad koriste, kvalitet istog nije mnogo bitan. Međutim, za one kancelarije u kojima se svakodnevno štampaju važni poslovni ugovori i razni drugi dokumenti i gde se na štampače gleda kao na najvrednije zaposlene, bitno je obratiti pažnju na kvalitet papira.
Zar nisu svi papiri za štampanje isti, neko će se možda zapitati. Ne, oni dolaze sa različitim gramažama i belinama, a izborom kvalitetnijeg, izbegavate zaglavljivanje papira u štampaču, cepanje i savijanje.
Ista stvar važi i za sitan kancelarijski pribor. Kupovina najjeftinijih hemijskih olovaka trenutno deluje kao praktično rešenje, ali ukoliko se pokvare već posle nekoliko nedelja korišćenja i nisu pouzdane baš onda kada su najpotrebnije, izazvaće samo frustraciju zaposlenih i ništa više.
Pametno organizovanje prostora za zalihe
Male kancelarije u centru grada često se muče sa skladištenjem potrošnih materijala i uvek im fali još samo malo prostora kako bi sve spakovale.
Zato je pre bilo kakve nabavke bitno jasno proceniti potrebe svog kolektiva. Koliko zaposlenih imate i za koliko materijala imate realno mesta u kancelariji? Na osnovu toga ćete doneti odluku o tome da li će se poručivanje vršiti na mesečnom, kvartalnom ili pak nedeljnom nivou u slučaju kada je potrošnja velika ili mesta za odlaganje malo.
Optimizujte i kuhinjske potrepštine
U današnjim biznisima voda, kafa, čajevi i mleko za kafu više se ne posmatraju kao bonus i luksuz u kancelariji već su postali nešto što poslodavci sve češće obezbeđuju svojim zaposlenima i što se podrazumeva.
U zavisnosti od veličine kolektiva, potreba i navika zaposlenih, na ovim potrepštinama se takođe može značajno uštedeti. Umesto stalne kupovine kafe i mleka u najbližoj prodavnici u kojoj ponuda i cene stalno fluktuiraju, bolje je razmotriti poručivanje većih količina po veleprodajnim cenama. Na ovaj način izbeći ćete kolektivnu paniku koja nastaje istog časa kada neko saopšti da je nestalo kafe.
Isto tako, umesto da svakodnevno kupujete flaširanu vodu, trebalo bi da uložite u aparat za vodu. Oni se danas mogu kupiti ili iznajmiti. Troškovi redovnog servisa aparata za vodu su minimalni, a pozitivan efekat na životnu sredinu smanjenjem količine plastičnog otpada, ogroman.
Ovo su bili samo neki od saveta za pametnu nabavku potrošnih materijala i potrepština za kancelariju. Nadamo se da su vam bili zanimljivi i da će vam koristiti u nastavku vašeg poslovanja.
